在WPS文字中，打开你需要转换的文档，点击“文件”菜单，选择“导出到PDF”选项。随后，在弹出的窗口中设定你的PDF输出选项，例如页面范围和质量等，设置完成后点击“导出”按钮，选择保存位置，即可将WPS文档保存为PDF格式。

WPS文字转PDF的基本步骤

文档打开与预处理

• 检查文档内容：在进行转换之前，先仔细检查文档的内容，确保所有文字、图片和格式都是最终所需的样式，没有错别字或排版错误，这是保证PDF输出质量的第一步。
• 调整页面布局：根据需要打印或展示的要求，调整页面的边距、页眉和页脚等，WPS Office提供了多种页面布局选项，可以在“页面布局”菜单中找到并调整。
• 应用文档样式：统一文档中的字体和段落样式。如果文档中包含有特殊格式如编号、项目符号列表或者多级列表，确保这些样式正确无误，以便在PDF中能够准确反映。

导出与保存设置

• 选择导出选项：在文件菜单中选择“导出到PDF”的选项，此步骤可以直接将当前文档转换成PDF格式。WPS会提供不同的PDF版本选项，如需要兼容不同版本的PDF阅读器，可选择适当的PDF版本。
• 设置输出质量：在导出窗口中，可以根据需要选择PDF的质量，例如，高质量适合打印，标准质量适合在线发布。这一步骤直接影响文件的大小和打印效果。
• 确定文件保存位置：在导出PDF文件前，选择一个方便找到且符合文件管理习惯的文件夹。输入文件名，确认保存路径无误后，点击“保存”即可完成转换。这样就能在指定位置找到转换后的PDF文件。

优化PDF文件大小与质量

调整PDF输出设置

• 选择适当的分辨率：在导出PDF时，可以根据用途选择不同的分辨率设置。例如，如果PDF主要用于网上查看，可以选择较低的分辨率以减小文件大小；如果用于打印，则应选择较高的分辨率以保持打印质量。
• 优化图片和图形：WPS文字允许用户在导出PDF前对文档中的图片和图形进行压缩，从而减少文件大小。可以在导出设置中选择“压缩图片”，并调整压缩比例以平衡图像质量和文件大小。
• 字体嵌入选项：在生成PDF文件时，确保只嵌入用到的字体的必要字符，而不是整个字体库。这样可以显著减少文件的大小。可以在PDF导出设置中勾选“嵌入字体的子集”。

选择合适的压缩工具

• 使用在线PDF压缩工具：许多在线工具可以进一步压缩PDF文件大小，例如Smallpdf、ILovePDF等，这些工具通常提供不同级别的压缩选项，用户可以根据需要选择合适的压缩级别。
• 利用专业软件进行优化：专业的PDF编辑软件如Adobe Acrobat Pro提供了更高级的压缩和优化选项，可以调整图片压缩比例、去除无用的对象和元数据等，更精细地控制最终输出的PDF文件的大小和质量。
• 考虑使用批处理压缩工具：如果需要频繁处理多个PDF文件，可以考虑使用支持批处理的压缩工具，这些工具可以同时处理多个文件，节省时间并保持一致的输出质量。

处理WPS文件中的图片和表格

图片的嵌入与转换技巧

• 调整图片尺寸与质量：在将图片嵌入WPS文档时，优先考虑图片的原始尺寸和分辨率。过大的图片应在嵌入前进行适当缩放，以避免不必要的文件膨胀。使用WPS自带的图片工具可以直接调整图片大小，保持图像清晰度的同时减少PDF的总体大小。
• 选择正确的图片格式：对于不同类型的内容，选择最合适的图像格式。例如，对于包含文字或细节图形的图片，使用PNG格式以保持较高的清晰度；对于颜色丰富的照片，则可以使用JPEG格式以减小文件体积。
• 嵌入时优化图像：在WPS中嵌入图片后，可以使用“图片工具”栏的“压缩图片”功能，此功能允许用户选择不同的压缩级别来减少图片文件的大小，同时尽可能保持图像质量。

表格转换的注意事项

• 保持表格边界清晰：确保在WPS文档中的表格边界和单元格分隔线清晰可见。这有助于在转换成PDF后，表格内容不会因边界不明显而导致阅读困难或误解。
• 调整表格的布局：在导出前，检查并调整表格的布局，确保所有的文字都不会被截断，每个单元格的内容均匀分布。可以利用WPS的“自动调整列宽”功能来确保表格内容的完整展示。
• 使用表格样式：WPS提供多种预设的表格样式，这些样式可以改善表格的视觉效果并增强其在PDF中的呈现。适当使用这些样式，可以让表格看起来更加专业和易于阅读。在转换为PDF前应用这些样式，可以确保表格在视觉上符合预期效果。

确保转换后的PDF文档保持格式

字体和布局的兼容性

• 嵌入字体：在WPS文字中，确保在导出PDF文件时选择“嵌入字体”选项。这样可以保证在任何设备上查看PDF时，文档的文本显示都不会因为缺少字体而改变样式。这一点对保持文档的原始外观非常关键。
• 检查布局兼容性：在导出前，预览文档的布局，确保所有的元素如图片、文本框、页眉和页脚都在适当的位置。WPS提供的页面布局工具可以帮助调整这些元素，避免在转换成PDF后发生内容错位。
• 使用兼容性视图：利用WPS的“兼容性检查”功能，扫描文档中可能存在的兼容性问题。此功能会提示用户哪些元素可能在不同版本的PDF阅读器中显示不正确，并提供修改建议。

特殊格式处理

• 处理文档中的链接和注释：确保文档中的超链接和注释在转换为PDF后仍然可用。在WPS中，可以设置链接和注释的导出选项，以保持这些内容在PDF中的互动性。
• 转换图表和动态元素：对于包含图表或其他动态元素的WPS文档，在转为PDF时，应确保这些内容静态化，并保留其视觉效果。在“导出到PDF”设置中，检查图表的保留选项，确保图表的数据和格式在PDF中正确显示。
• 优化带有宏和表单的文档：如果原始WPS文档包含宏或表单，需要特别注意这些功能在PDF格式中可能不会保持功能性。转换前，考虑将宏结果输出为常规数据，并确保表单以静态格式保留，以避免在PDF阅读器中出现功能不全的问题。

使用WPS批量转换多个文档

批量处理的方法

• 使用WPS内置功能：WPS Office支持通过其“批量转换”功能同时转换多个文档为PDF格式。用户只需通过“文件”菜单选择“批量转换”选项，然后添加需要转换的文件，设置转换选项，即可一次性完成多个文档的转换。
• 配置转换参数：在进行批量转换时，可以统一设置所有文档的输出参数，如分辨率、页面布局和字体嵌入等，以确保转换后的PDF文件在视觉和格式上的一致性。这有助于维持专业的文件输出标准。
• 监控转换进度：批量处理时，WPS会显示一个进度条，让用户可以实时监控转换进程。这个功能对于处理大量文档尤为有用，用户可以确保所有文件都按预期完成转换。

自动化脚本辅助转换

• 编写VBA脚本：对于需要更高级的批量处理，可以通过WPS的VBA编程接口编写脚本来自动化文档的转换过程。例如，可以创建一个脚本来自动打开文件夹中的所有WPS文档，并将它们保存为PDF格式。
• 利用命令行工具：一些第三方PDF转换工具支持命令行操作，可以与WPS文档的导出功能结合使用，通过编写批处理文件或Shell脚本来实现大批量的文档转换。
• 设置定时任务：如果文档转换需求定期发生，例如每日或每周报告的生成，可以将脚本与操作系统的任务计划器结合，设定定时执行文档转换任务。这种自动化不仅节省时间，还可以减少因手动操作引入的错误。